Com dur a terme una conferència eficaç

En l'àmbit científic i empresarial, la conferència és una de les formes de comunicació més efectives. Aquest esdeveniment permet resumir l’experiència acumulada sobre temes d’interès, familiaritzar-se amb els nous desenvolupaments de la indústria i establir relacions interessants. Per regla general, una conferència és de gran escala i, per tant, requereix una preparació acurada.

Necessitareu

• - locals;

• - micròfon;

• - projector de vídeo;

• - papereria;

• - aigua i aperitius.

Manual d’instruccions

1

Feu un pla de conferència. Hauria d’incloure objectius i objectius, un calendari d’informes, el nombre de participants, els recursos materials i tècnics necessaris, una estimació per a l’esdeveniment.

2

Decidiu el lloc i l'hora de la conferència. Trieu una habitació espaiosa que pugui acollir a un gran nombre de persones. Esbrineu amb antelació si és possible connectar els equips necessaris en aquesta habitació. Pel que fa al moment, assegureu-vos de tenir en compte els interessos i l’ocupació dels participants. Per exemple, una conferència d’estudiants, prevista per divendres al vespre, pot provocar una actitud extremadament negativa, ja que en aquest moment els joves solen descansar o anar a casa.

3

Obteniu informació detallada sobre el tema de la conferència. Això és necessari per determinar la rellevància i importància científica dels informes. Per fer la conferència dinàmica i poc avorrida, plantegeu-vos temes afilats, poc estudiats i controvertits. Inviteu els ponents a formular les seves opinions sobre problemes seleccionats.

4

Feu un calendari de presentacions de ponents. Assigna un 30-40% del temps als informes i dediqueu-ne la resta a la discussió. És un debat viu i interessant que fa efectiva la conferència. Elabora un reglament de manera que un problema flueixi lògicament en el següent i esdevingui objecte de discussió.

5

Tenir cura del material i de la base tècnica. És possible que necessiteu una pissarra interactiva, un projector amb pantalla, un ordinador, un micròfon, un flip chart amb fulls desgastats, papereria. Quan es prepari la conferència, comproveu amb antelació el so, el funcionament dels equips de vídeo. Deseu les carpetes amb el pla de l’esdeveniment i els principals resums dels informes de les taules dels participants.

6

Informeu els participants i convidats de la conferència sobre el proper esdeveniment. Els oradors han de passar per un procediment de preinscripció obligatori. Si la conferència és prou gran, no us oblideu de convidar representants de la premsa i fotògrafs.

Consells útils

Si la conferència dura prou, pensa en begudes i aliments. Podeu posar ampolles d’aigua a la taula per a cada participant. Durant el descans, els clients poden gaudir de begudes calentes i aperitius d'estil bufet.